Wissen / E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail, sondern ein strukturierter Datensatz, den Systeme ohne Abtippen auswerten können. Dieser Bereich erklärt die Begriffe, die dabei ständig auftauchen.
Grundlage
Ein gescanntes oder als PDF verschicktes Dokument ist für einen Menschen lesbar, für ein System aber zunächst nur ein Bild oder ein Textblock ohne feste Bedeutung. Eine E-Rechnung enthält stattdessen definierte Felder: Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Positionen, Steuerbeträge, Geschäftspartner.
Weil diese Felder benannt und maschinenlesbar sind, kann ein System die Rechnung prüfen, zuordnen und weiterverarbeiten, ohne dass jemand Zahlen abtippt. Genau das ist der praktische Gewinn — und der Grund, warum die Umstellung Prozesse verändert und nicht nur Dateiformate.
Formate
Ein hybrides Format: Die Datei ist ein PDF, in das zusätzlich ein strukturierter XML-Datensatz eingebettet ist. Empfänger ohne passende Software sehen ein normales PDF, Systeme lesen die eingebetteten Daten.
Praktisch bedeutet das: derselbe Beleg funktioniert für beide Seiten, ohne dass zwei Dokumente verschickt werden müssen.
Ein rein strukturiertes XML-Format, das im deutschen öffentlichen Auftragswesen verlangt wird. Es enthält keine Layoutinformation — die Darstellung erzeugt das empfangende System.
Weil das Datenmodell fest vorgegeben ist, sind Abweichungen technisch erkennbar und nicht Auslegungssache.
Prüfung
Eine technische Prüfung beantwortet eine eng gefasste Frage: Entspricht dieser Datensatz strukturell den Vorgaben des Formats? Sind Pflichtfelder vorhanden, haben sie den erwarteten Typ, ist die Datei überhaupt verarbeitbar?
Sie beantwortet ausdrücklich nicht, ob die Rechnung inhaltlich korrekt, steuerlich richtig behandelt oder überhaupt berechtigt ist. Eine bestandene Formatprüfung ist keine rechtliche oder steuerliche Freigabe. Diese Bewertung bleibt bei den fachlich zuständigen Personen und der Steuerberatung.
Formatprüfung
Struktur, Pflichtfelder und Verarbeitbarkeit des Datensatzes.
Zuordnung
Verknüpfung der Rechnung mit dem richtigen Geschäftspartner im eigenen System.
Übernahme
Positionen und Beträge werden in die eigene Datenhaltung übernommen.
Statusführung
Nachvollziehbarer Bearbeitungs- und Forderungsstatus über die Zeit.
Aufbewahrung
Belege müssen über die gesetzlichen Fristen unverändert auffindbar bleiben.
Umsetzung
Der aufwendige Teil einer Umstellung ist selten das Format selbst, sondern der Anschluss an die eigenen Abläufe: Wo landen eingehende Rechnungen, wer prüft sie fachlich, wie hängen sie mit Aufträgen zusammen, wie wird der Status nachvollziehbar geführt.
Wie intelliMSystems das technisch umsetzt, steht auf der Produktseite E-Rechnungssoftware. Wer den Rechnungsprozess als Teil eines größeren Systems denkt, findet den Einstieg unter Individualsoftware.
Welche Formate relevant sind und was das für Ihre Abläufe bedeutet, klären wir am konkreten Fall.